用窗体给数据穿上漂亮的外衣

当需要输入的数据量很大时，在表格中输入既不方便也容易出错。这时可借助Access的窗体功能，使数据输入更为直观、方便。

第一步:在数据库主窗口左侧单击“窗体”按钮，然后在右侧双击“使用向导创建窗体”打开向导窗口(见图6)。在“表／查询”下拉列表中选中“表:图书基本信息”，然后单击中间的“>>”按钮将“可用字段”中的所有字段都加到“选定的字段”中。

第二步:单击“下一步”，接下来的窗口用来设置窗体的排列方式，这里就选择“纵栏表”。再单击“下一步”，选择窗体的显示样式，笔者觉得“混合”样式比较好看，所以选择了该项。继续单击“下一步”，为窗体指定一个标题，这里用默认的“图书基本信息”就可以了。最后单击“完成”按钮，结束窗体的创建。

第三步:默认情况下创建完成后窗体即会自动打开，就可以输入数据了。也可以在数据库主窗口的“窗体”项中，双击刚才建立的窗体打开它。如图7所示，在这样的界面中输入数据是不是方便了很多。按Tab键、回车键、上下左右箭头键可以在各个输入框中快速切换。输入完一条记录后，会自动进入下一条记录，也可以通过它下面的多个导航按钮在所有的图书记录中进行浏览、修改。

查询:获得问题的答案

数据库的特长就在于它的快速检索功能，在Access中通过设置条件，可以快速查找出符合要求的图书记录，比如2003至2004年买过什么书，30到40元之间的都有哪些书，某个出版社或某位特定作者的书等。下面以找出藏书中所有英语类的图书为例，一窥Access强大的查询功能。

第一步:在数据库主窗口左侧单击“查询”，在右侧双击“在设计视图中创建查询”项。将会显示查询设计视图窗口，并且会弹出一个“显示表”对话框。点选前面创建的“图书基本信息”表后单击“添加”按钮将其加到查询设计视图中，最后单击“关闭”按钮退出“显示表”对话框。